O calendário de fim de ano da folha tem duas datas fixas: 30 de novembro, prazo da primeira parcela do 13º salário, e 20 de dezembro, prazo da segunda. Para a empresa que guardou dinheiro ao longo do ano, é só uma transferência. Para a que não guardou, é o momento de procurar empréstimo com juros de fim de ano. A provisão do 13º salário é a técnica simples que evita esse aperto, e este passo a passo serve tanto para organizar o pagamento de agora quanto para planejar o próximo ano.
As regras básicas do 13º
O 13º salário é um direito dos trabalhadores com carteira assinada, criado por lei em 1962. O valor corresponde a 1/12 da remuneração de dezembro por mês trabalhado no ano. A fração igual ou superior a 15 dias de trabalho no mês conta como mês inteiro.
O pagamento é feito em duas parcelas:
- Primeira parcela: entre 1º de fevereiro e 30 de novembro, equivalente à metade do salário do mês anterior. Pode ser paga junto com as férias, se o empregado pedir no prazo previsto em lei.
- Segunda parcela: até 20 de dezembro, correspondente ao valor total menos o adiantamento, com os descontos legais.
Adicionais habituais, como horas extras frequentes, comissões e adicional noturno, entram no cálculo pela média.
“O 13º salário é um direito dos trabalhadores com carteira assinada, criado por lei em 1962.”
Os encargos que acompanham o 13º
O custo para a empresa não é só o valor pago ao empregado. Sobre o 13º incidem:
- FGTS, de 8%, recolhido sobre cada uma das parcelas;
- contribuição previdenciária patronal, para empresas fora do Simples Nacional ou em atividades do Simples em que ela é recolhida à parte;
- demais contribuições sobre a folha, conforme o regime tributário.
A contribuição previdenciária do empregado e o imposto de renda são descontados na segunda parcela, e o valor retido precisa ser recolhido pela empresa nos prazos próprios. Por isso, a provisão deve considerar o salário mais os encargos que cabem ao empregador.
Como fazer a provisão do 13º salário mês a mês
A lógica é reservar, todo mês, a fração do 13º que o empregado vai ganhando.
1. Calcule a fração mensal. Divida o salário de cada funcionário por 12. Isso equivale a cerca de 8,33% do salário.
2. Acrescente os encargos. Aplique sobre esse valor os percentuais de FGTS e, se for o caso, de contribuição patronal e outras contribuições.
3. Some a equipe inteira. O total é o valor a separar a cada mês.
4. Transfira para uma conta separada. O ideal é uma aplicação de liquidez diária, que renda algo e não se confunda com o caixa do dia a dia.
5. Revise quando houver mudança. Reajustes, contratações e desligamentos alteram o valor da provisão.
Um exemplo prático
Uma pequena loja optante pelo Simples Nacional, em atividade em que a contribuição patronal está incluída na guia única, tem quatro funcionários com salário de R$ 2.500 cada, totalizando R$ 10 mil de folha mensal.
- Fração mensal do 13º: R$ 10 mil ÷ 12 = cerca de R$ 833
- FGTS de 8% sobre essa fração: cerca de R$ 67
- Provisão mensal: cerca de R$ 900
Ao longo de 12 meses, a loja terá reservado aproximadamente R$ 10.800, o suficiente para pagar os R$ 10 mil de 13º e o FGTS correspondente. Em empresas que recolhem a contribuição patronal à parte, o percentual de encargos é maior e a provisão sobe na mesma proporção.
E se a empresa não provisionou este ano?
Quem chegou a novembro sem reserva ainda tem alternativas, em ordem de preferência:
- Usar o caixa disponível, verificando o impacto sobre fornecedores e impostos de dezembro.
- Antecipar recebíveis pontualmente, comparando o custo com outras opções.
- Buscar linhas de capital de giro com taxas menores que o cheque especial e o rotativo.
- Negociar prazos com fornecedores para liberar caixa em dezembro.
O que não se pode fazer é atrasar o pagamento ou dividi-lo fora das regras legais: o descumprimento dos prazos sujeita a empresa a multas administrativas e a questionamentos trabalhistas.
Depois de resolver o 13º deste ano, vale começar a provisão já em janeiro. Separar o valor a partir do primeiro mês do ano transforma um gasto concentrado de fim de ano num custo previsível, distribuído nos doze meses.
O que você ainda pode perguntar
A primeira parcela do 13º tem desconto de INSS e imposto de renda? Não. Os descontos da contribuição previdenciária do empregado e do imposto de renda são feitos na segunda parcela, calculados sobre o valor total do 13º. O FGTS, porém, incide sobre as duas parcelas.
Funcionário contratado no meio do ano recebe 13º? Recebe, de forma proporcional: 1/12 por mês trabalhado, contando como mês inteiro a fração igual ou superior a 15 dias.
Posso pagar o 13º em parcela única? Pode, desde que o pagamento seja feito até o prazo da primeira parcela, 30 de novembro. Pagar tudo em dezembro, sem o adiantamento, descumpre a regra de pagamento em duas etapas.
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