O extrato bancário mostra quanto dinheiro entrou e saiu. Ele não mostra se a empresa ganhou ou perdeu dinheiro no mês. Para isso existe a Demonstração do Resultado do Exercício, a DRE, um relatório que organiza receitas, custos e despesas em camadas e revela, linha a linha, para onde vai cada real vendido. Saber como fazer DRE numa versão simplificada, mês a mês, é uma das ferramentas mais baratas e eficientes de gestão para o pequeno negócio.
Por que fazer a DRE todo mês
A contabilidade elabora a DRE oficial, em geral uma vez por ano, com regras contábeis e fiscais. A versão gerencial, feita pelo próprio dono ou pelo financeiro, tem outro objetivo: acompanhar o resultado com frequência suficiente para corrigir o rumo. Ela responde a perguntas práticas:
- a empresa teve lucro ou prejuízo neste mês?
- a margem sobre as vendas está melhorando ou piorando?
- quais despesas cresceram mais do que o faturamento?
- o problema está no preço, no custo da mercadoria ou nas despesas fixas?
“A contabilidade elabora a DRE oficial, em geral uma vez por ano, com regras contábeis e fiscais.”
Como fazer DRE: a estrutura em camadas
A DRE simplificada segue sempre a mesma ordem, de cima para baixo. Cada linha de resultado é obtida subtraindo o grupo anterior.
- Receita bruta: tudo o que foi vendido no mês, pelo valor das notas ou dos cupons.
- (−) Deduções: impostos sobre as vendas, devoluções e descontos concedidos.
- (=) Receita líquida: o que efetivamente pertence à empresa.
- (−) Custo das mercadorias vendidas ou dos serviços prestados: o custo do que saiu, e não de tudo o que foi comprado no mês.
- (=) Lucro bruto.
- (−) Despesas operacionais: comerciais (comissões, marketing, taxas de cartão, fretes de venda) e administrativas (aluguel, salários da área administrativa, contador, sistemas, energia, pró-labore).
- (=) Resultado operacional.
- (±) Resultado financeiro: juros pagos em empréstimos e tarifas bancárias, menos rendimentos de aplicações.
- (=) Resultado antes dos tributos sobre o lucro.
- (−) Imposto de renda e contribuição social, quando a empresa não está no Simples Nacional.
- (=) Lucro líquido.
Para quem está no Simples Nacional, o valor pago no documento de arrecadação costuma ser lançado inteiro nas deduções, já que reúne vários tributos calculados sobre o faturamento.
Um exemplo de DRE mensal
Uma loja de utilidades domésticas fechou o mês com os seguintes números:
- Receita bruta: R$ 80 mil
- Deduções (impostos e devoluções): R$ 7 mil
- Receita líquida: R$ 73 mil
- Custo das mercadorias vendidas: R$ 42 mil
- Lucro bruto: R$ 31 mil
- Despesas comerciais: R$ 8 mil
- Despesas administrativas: R$ 17 mil
- Resultado operacional: R$ 6 mil
- Resultado financeiro: R$ 2 mil negativos
- Lucro líquido: R$ 4 mil
A leitura vai além do número final. A margem bruta, lucro bruto dividido pela receita líquida, ficou em torno de 42%. A margem líquida, lucro líquido sobre a receita líquida, ficou perto de 5%. Os juros consumiram um terço do resultado operacional, o que indica que a dívida está pesando.
Onde o dinheiro está sendo perdido
Comparar a DRE de vários meses é o que transforma o relatório em diagnóstico. Alguns sinais comuns:
- Margem bruta caindo: o custo das mercadorias subiu e o preço não acompanhou, ou os descontos estão exagerados.
- Despesas comerciais crescendo mais que as vendas: taxas de cartão, comissões ou fretes estão fora de controle.
- Despesas administrativas altas em relação à receita: a estrutura fixa está grande para o tamanho do negócio.
- Resultado financeiro negativo relevante: a empresa está financiando a operação com crédito caro.
- Lucro contábil, mas falta de caixa: vendas a prazo e estoque alto estão prendendo dinheiro. A DRE mostra o resultado; o fluxo de caixa mostra quando ele vira dinheiro.
Cuidados para a DRE ficar confiável
- Use o regime de competência: lance a receita e a despesa no mês em que aconteceram, não no mês em que foram pagas.
- Separe gastos pessoais dos sócios das despesas da empresa. O pró-labore entra como despesa; retiradas extras, não.
- Mantenha as mesmas categorias todos os meses, para permitir comparação.
- Confira o custo das mercadorias com o controle de estoque, e não com o total de compras do mês.
- Monte a DRE até o décimo dia útil do mês seguinte, enquanto a informação ainda serve para decidir.
O que você ainda pode perguntar
Qual a diferença entre DRE e fluxo de caixa? A DRE mostra se a empresa teve lucro ou prejuízo, registrando receitas e despesas no mês em que ocorreram. O fluxo de caixa mostra as entradas e saídas efetivas de dinheiro. Uma empresa pode ter lucro na DRE e ainda assim ficar sem caixa.
Microempresa precisa fazer DRE? A contabilidade formal exige demonstrações anuais conforme o porte e o regime da empresa. A DRE gerencial mensal não é obrigação legal, mas é uma ferramenta de gestão recomendada para qualquer tamanho de negócio.
Dá para fazer a DRE numa planilha? Dá. Uma planilha com as linhas da estrutura, uma coluna por mês e as fórmulas de subtração já é suficiente. O essencial é classificar corretamente cada lançamento.
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